Por: Mauricio Gómez
Asesor Jurídico
Por tercera vez, te traemos esta serie sobre los pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades frente a los interrogantes que se le han presentado sobre la figura del Oficial de Cumplimiento y los deberes en torno a este.
Recuerda que la primera y segunda parte de estos artículos se encuentra en nuestro blog.
Aquí los enlaces a los anteriores:
Dudas frecuentes 1
Dudas frecuentes 2
¿Cuál es la finalidad de requerir que el oficial de cumplimiento esté domiciliado en Colombia?[1]
Ante el protagonismo del Oficial de Cumplimiento en el diseño, implementación y correcto funcionamiento del SAGRILAFT, la autoridad reconoce como necesario su domicilio en Colombia para una “inmediación total en el desarrollo de sus obligaciones”, facilitando la identificación de las características y particularidades de la empresa donde se desempeña.
Adicionalmente, en defensa del requisito se destacan obligaciones del Oficial de Cumplimiento tales como:
- Velar por el cumplimiento del SAGRILAFT.
- Presentar informes relacionados con la eficiencia y efectividad del Sistema.
- Promover los correctivos necesarios.
- Coordinar el programa interno de capacitación.
- Verificar los procedimientos de Debida Diligencia.
¿El Oficial de Cumplimiento puede pertenecer a un área o departamento ya establecido en la empresa?[2]
Según la Superintendencia, es posible siempre y cuando el Oficial de Cumplimiento:
- Goce de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo.
- Tenga comunicación directa con, y dependa directamente de la junta directiva o del máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
- Cumpla a cabalidad con los requisitos para ser designado como Oficial de Cumplimiento.
Además, el órgano competente de la empresa debe determinar si las funciones adicionales no impiden el correcto desempeño del Oficial de Cumplimiento, y valide la inexistencia de conflictos de interés, inhabilidades e incompatibilidades, así como el cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.
¿La dependencia del Oficial de Cumplimiento frente a la Junta Directiva o Máximo Órgano Social debe existir en todos los roles que aquel desempeñe?[3]
Esta pregunta puede verse como complementaria a la anterior, pues se refiere a aquellos casos en que una persona, además de las propias del Oficial de Cumplimiento, desempeña otras funciones dentro de la empresa. Aquí, se aclara que no es necesario que dentro de esos roles adicionales exista dependencia directa de la Junta Directiva o Máximo Órgano Social; sin embargo, se insiste en que dichas funciones no pueden impedir el adecuado desempeño del Oficial.
[1] Oficio 220-122457 del 2 de septiembre de 2021.
[2] Oficio 220-120607 del 29 de agosto de 2021.
[3] Oficio 220-086951 del 25 junio de 2021.