Vence el plazo para actualizar el Registro Nacional de Bases de Datos

Posted by: Lemaitre Consultores Bogota
Category: Ética y Compliance

El próximo 31 de marzo empresas, entidades sin ánimo de lucro (con activos superiores 100.000 UVT) y las entidades públicas, deben realizar la actualización

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es un instrumento de la Superintendencia de Industria y Comercio creado para vigilar el cumplimiento del régimen de Protección de Datos Personales.

A través del RNBD, las empresas y entidades sin ánimo de lucro (con activos superiores 100.000 UVT) y las entidades públicas, deben identificar las bases de datos que contienen información de carácter personal y realizar una descripción del tratamiento de dicha información. Esta labor exige un mayor o menor esfuerzo dependiendo del volumen, la naturaleza y la finalidad de los datos personales utilizados por cada sujeto obligado.

La obligación de las sociedades, entidades sin ánimo de lucro y entidades públicas no se agota en el inventario y registro inicial de las bases de datos. Es necesario que los sujetos obligados lleven un control sobre los cambios en la información, con el fin de actualizar el registro en los términos establecidos en la Circular Externa 003 del 01 de agosto de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para efectos de la actualización de RNBD, la Superintendencia distingue dos tipos de cambios en la información.

  1. Cambios sustanciales: su actualización se debe realizar los primeros diez días hábiles de cada mes.
  2. Cambios no sustanciales: cuya actualización se realiza anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo.

Los cambios sustanciales tienen que ver con la la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales. Cualquier otro cambio es catalogado como no sustancial, por ejemplo: cantidad de titulares de la información, la forma de almacenamiento de la información o la identificación de las normas que obligan al tratamiento de datos.

Si desea obtener más información, no dude en contactarnos al correo electrónico info@lemaitre.co

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