¡Ojo, Oficiales de Cumplimiento! Errores comunes en la implementación de SAGRILAFT y PTEE
Por: Mauricio Gómez
Asesor Jurídico LC
El pasado 19 de marzo, la Superintendencia de Sociedades llevó a cabo la primera capacitación dirigida a Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESALES) extranjeras con negocios permanentes en Colombia, sobre la implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).
Luis Javier Acosta Castellanos, funcionario del Grupo de Supervisión de Programas y Riesgos Especiales, abordó distintos elementos de los programas tales como antecedentes normativos y regulación actual, procedimientos de debida diligencia de contrapartes, gestión de riesgos de LA/FT/FPADM y de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST).
Asimismo, a propósito de las funciones de supervisión de la Superintendencia y las visitas que se han realizado a sujetos obligados en el marco del PTEE y SAGRILAFT, el funcionario destacó las falencias más comunes que se han encontrado sobre estos. Aquí las repasamos:
- No presentar ROS o AROS, o presentarlos de manera extemporánea
Ante la detección de Operaciones Sospechosas en la organización, el Oficial de Cumplimiento debe presentar, de manera inmediata, un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
Ahora, si en un trimestre no se presentan ROS, el Oficial deberá presentar un informe de Ausencia de ROS (AROS) dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, ante la misma entidad, a través de la plataforma SIREL.
- Desconocer que el Oficial de Cumplimiento es un funcionario de alto nivel
El Oficial de Cumplimiento debe tener comunicación directa con, y depender directamente de, la Junta Directiva o el máximo órgano social (si no cuenta con Junta Directiva), y tener la capacidad de tomar decisiones relacionadas a los programas.
- No incluir inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento
La organización, conforme a su Política de Cumplimiento, debe determinar de manera expresa las incompatibilidades e inhabilidades del Oficial de Cumplimiento. Adicionalmente, en el Informe 58 deberá allegar una certificación que acredite el cumplimiento de dichos lineamientos por parte del Oficial.
- El Oficial de Cumplimiento no cuenta con un equipo de trabajo o con las herramientas tecnológicas necesarias
Dentro de la regulación de los programas se prevé la necesidad de apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico al Oficial de Cumplimiento, cuya envergadura dependerá de los riesgos propios de la organización y su tamaño.
- No presentar informes a la Junta Directiva o máximo órgano social
Recuerda que el Oficial de Cumplimiento debe presentar, por lo menos una vez al año, informes a la Junta directiva (o máximo órgano social), que contengan una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad de los programas, los resultados y posibles mejoras.
También se prevé la presentación de informes por parte del representante legal, los órganos internos de control, auditoría y la revisoría fiscal.
- No actualizar los programas y la matriz de riesgos
Impulsar las actualizaciones de los programas, así como la adopción de correctivos, corresponde a las responsabilidades del Oficial de Cumplimiento. Ello, cuando las circunstancias lo requieran o, como mínimo, una vez cada dos (2) años.
- No segmentar los riesgos
Dentro de la etapa de identificación del Riesgo LA/FT/FPADM, la organización debe identificar, individualizar, segmentar y clasificar los Factores de Riesgo. Con base en la clasificación y segmentación que se realice, se deben señalar, identificar e individualizar los riesgos.
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