Por: Mauricio Gómez
Asesor Jurídico LC
El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, marco general de la protección de datos personales en Colombia, dispuso la creación del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) como “directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país” a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Desde el año 2019, conforme a los plazos fijados en el Decreto 90 de 2018, ha tenido plena vigencia la obligación para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT, así como para las personas jurídicas de naturaleza pública, de inscribir en el RNBD las bases de datos que administren y contengan información personal.
Actualmente, los datos reportados deben actualizarse dentro de los primeros días (10) días de cada mes si existen cambios sustanciales sobre ellos. Asimismo, para los cambios no sustanciales, la SIC previó una actualización anual que deberá realizarse entre el 2 de enero y el 31 de marzo.
Ten en cuenta que por “cambios sustanciales” se entienden los relacionados con:
- Finalidad de las bases de datos.
- Encargados del Tratamiento.
- Canales de atención al Titular.
- Clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos.
- Medidas de seguridad de la información implementadas.
- Política de Tratamiento de la Información.
- Transferencia y transmisión internacional de datos personales.
Ahora bien, tampoco hay que perder de vista la obligación de reportar novedades, a través del RNBD, que versen sobre:
- Los reclamos que los titulares de los datos personales presenten ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año.
- Los incidentes de seguridad que se presenten sobre las bases de datos, que deberán reportarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
Desde Lemaitre, te recomendamos diseñar un instrumento que te permita llevar registro de cada uno de los aspectos enlistados, con el propósito de facilitar las actualizaciones de información que tu compañía deba presentar mediante el RNBD y, por supuesto, gestionar de la mejor manera el tratamiento de datos personales.
Recuerda que tienes hasta el próximo 31 de marzo para actualizar la información inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Fuentes:
- Ley 1581 de 2012, art. 25.
- Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.26.1.1. y ss.
- SIC, Circular Única, Título V, Capítulo Segundo.