Por: Mauricio Gómez
Asesor Jurídico LC
En el marco del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPAM (SAGRILAFT) y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de la Superintendencia de Sociedades, el Oficial de Cumplimiento se reconoce como la persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento de los programas.
Además de estar a cargo del diseño e implementación del SAGRILAFT y del PTEE, debe llevar a cabo actividades de monitoreo y verificación que permitan evaluar la efectividad de las medidas adoptadas, garantizando su continuidad.
Siendo un rol clave dentro de las Empresas Obligadas, resulta razonable que la Superintendencia imponga una serie de requisitos para la designación del Oficial de Cumplimiento. En esta publicación, te resumimos los pasos mínimos a seguir en su nombramiento:
- Verificar que el aspirante cumple con el perfil del cargo, de acuerdo con los mínimos normativos y demás requisitos fijados por la Empresa Obligada.
- Nombrar al Oficial de Cumplimiento mediante acta de la Junta Directiva o Máximo Órgano Social.
- Notificar a la Superintendencia de Sociedades mediante el Informe 58, junto con la documentación adicional requerida.
En cuanto a los documentos adicionales al Informe 58, su repaso resulta útil para tener claras las actividades que se deben adelantar dentro de los 3 pasos que te presentamos. Tanto para el SAGRILAFT como para el PTEE, se deben adjuntar:
- Hoja de vida del Oficial de Cumplimiento.
- Certificación del cumplimiento de los requisitos para ser nombrado Oficial de Cumplimiento.
- Copia del acta de la Junta Directiva o Máximo Órgano Social con designación.
- Documentación que acredite el conocimiento en materia de administración de riesgos de LA/FT o LA/FT/FPADM, para el SAGRILAFT, y de riesgos C/ST para el PTEE.
- Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento, suscrito por el representante legal.
Adicionalmente, deberá remitirse una copia del documento que dé cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento ante el SIREL administrado por la UIAF, lo cual aplica solo para el SAGRILAFT.
Recuerda que el Informe 58 debe presentarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al nombramiento o cambio del Oficial de Cumplimiento, contados a partir de la fecha del acta de la Junta Directiva o Máximo Órgano Social donde consta dicha designación.