Investigación: Mauricio Gómez.
Edición: Lemaitre Consultores.
A través de su Secretaría Jurídica Distrital, la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió la Circular 58 del 18 de noviembre de 2022 dirigida a las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) domiciliadas en la capital colombiana y bajo su inspección, vigilancia y control, para que implementen un Programa de Transparencia de Ética Empresarial (PTEE).
¿Qué pide la normativa?
- Especifica dos tipos de programas: PTEE Integral (PTEE-I) y PTEE Simplificado (PTEE-S).
- Expone unos mínimos para cada programa que consideramos deben ser complementados con lo dispuesto en otras herramientas o normativas, o bien con las metodologías y elementos con los que ya cuente la ESAL en su sistema de administración de riesgos.
¿Qué programa implementar?
PTEE Integral: cuando la entidad obligada cuenta ya con un sistema de administración de riesgos, o, a pesar de no tenerlo, sus activos totales sean iguales o superiores a 1000 SMLMV.
PTEE Simplificado: De no cumplir ninguno de los dos criterios, deberá implementar un PTEE Simplificado.
¿Qué debe contener el programa?
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial INTEGRAL (PTEE – I) debe:
- Contar con una política de cumplimiento
- Tener una matriz de riesgos acompañada de políticas y procedimientos para la gestión del Riesgo de Corrupción y Soborno Transnacional (Riesgo de C/ST).
- Contener un diseño de previsiones sobre la entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, la autorización o reconocimiento de gastos para entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje, así como sobre las contribuciones políticas con recursos de la ESAL.
¿Qué comparten los dos programas?
Tanto PTEE-I como PTEE-S prevén la necesidad de mecanismos y procedimientos de:
(1) debida diligencia de donantes y cooperantes;
(2) autocontrol y auditoría;
(3) divulgación y seguimiento del programa; y,
(4) archivo y conservación de documentos,
Sin embargo, solo el PTEE-I incluye la determinación de deberes específicos para las personas expuestas al Riesgo de C/ST y el diseño de un procedimiento interno de investigación y sanción.
Finalmente, sin perjuicio de las demás previsiones dentro de la circular de la Secretaría Jurídica Distrital, aplicables indistintamente a ambos tipos de programas, encontramos una diferencia adicional sobre quién puede ser el Responsable de la implementación y cumplimiento del Programa de Transparencia, pues mientras en el PTEE-I se excluye al representante legal, al revisor fiscal y a cualquier miembro de los órganos sociales o de administración de la ESAL, en el PTEE-S se entiende que podría cumplir dicha función algún miembro de los órganos sociales.
Cronograma 2023
El PTEE requerido debe hacerse junto con la documentación de fin de ejercicio fiscal de la ESAL, conforme a las condiciones y plazos definidos por la Circular 16 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital.
El cronograma fijado en la circular determina el plazo máximo de envío de la información según los dos últimos números del NIT de la ESAL (sin dígito de verificación). A saber, para la primera semana de mayo, los NIT que terminan en 01 al 20; la segunda semana, finalizados en 21 al 40; la tercera, en 41 al 60; la cuarta semana, terminados en 61 al 80; y, para la última semana de mayo o primera de junio, los NIT que terminan en 81 al 00.
Si tienes alguna inquietud, no dudes en contactarnos en Lemaitre Consultores al correo info@lemaitre.co.
Para leer las circulares relacionadas:
Circular 058 de 2022 / Circular 016 de 2022